Las deliberaciones y los acuerdos o decisiones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles deben ser recogidos por escrito y consignarse en acta. El acta se puede extender directamente en el libro de actas o redactarse en documento separado para, una vez aprobada, transcribirse a dicho libro.
Nuestro ordenamiento jurídico encomienda su redacción al propio órgano colegiado, si bien, excepcionalmente, se prevé la posibilidad de acta notarial referido únicamente al acta de la junta.
Como documento en los que sus autores narran o describen lo sucedido en las sesiones de la junta o del consejo, el acta tiene como finalidades fundamentales: a) informar, esto es, dar a conocer mediante su lectura los hechos que en las mismas se relatan; b) acreditar o probar dichos hechos ante los juzgados y demás organismos; y c) controlar la actuación de las juntas. Conforme a la doctrina administrativa el acta se configura como un documento privado
Si se trata de acuerdos de inscripción obligatoria en el Registro Mercantil, la falta de su constancia acta y de la aprobación de ésta constituye un obstáculo insalvable para la inscripción de los acuerdos. Por el contrario, si los acuerdos no son obligatoriamente inscribibles, su eficacia es independiente de que se hagan o no constar en acta.
Las menciones requeridas hacen referencia a las distintas fases de la reunión, desde la constitutiva (convocatoria, asistentes, etc.) hasta la deliberante y decisoria (intervenciones, resultado de las votaciones, acuerdos).
Su consignación permite al registrador mercantil calificar la validez de la reunión, así como de la de los acuerdos adoptados, y aunque legalmente no se exige de forma expresa, se ha de entender que en el acta deben figurar, como anexo, todos los informes y documentos relativos a los acuerdos adoptados, así como que dichos anexos han de relacionarse en el libro de actas.
Con carácter general, las actas de junta o asamblea se han de aprobar en la forma prevista por la Ley o, en su defecto, por la escritura social. A falta de previsión específica, el acta debe ser aprobada por el propio órgano al final de la reunión.