Podemos indicar que, con carácter general, todos los empresarios están sujetos a la obligación de formular las cuentas anuales de su empresa al cierre del ejercicio social, conforme a las reglas contenidas en el Código de Comercio.
Es el RDLeg 1/2010 de la Ley de Sociedades de Capital el que establece una regulación unitaria para todas las mercantiles, respecto de la formulación, verificación, aprobación, depósito y publicidad de las cuentas anuales.
Los empresarios están obligados a legalizar ante el registrador mercantil, para dotar de certeza y seguridad de su contenido, los siguientes libros contables (libro de inventarios y cuentas anuales, y libro diario; el libro mayor, si bien recomendable no es obligatorio) y societarios (libro de actas, libro de socios o de acciones nominativas, y en su caso, libro de actas de las decisiones del socio único).
Las cuentas anuales de una empresa están compuestas por diversos documentos que en su conjunto forman una unidad: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria, el estado de cambios en el patrimonio neto del ejercicio, el estado de flujos de efectivo (estos dos últimos no obligatorios en caso de que se formulen las cuentas con el PGC pymes o se formule el balance en el modelo abreviado).
Los documentos deben estar redactados con claridad y su finalidad es la de exponer la evolución patrimonial de la sociedad, tanto a los socios como a los terceros, mostrando una imagen fiel de:
- El patrimonio y la situación financiera de la sociedad (balance)
- Los resultados de la mercantil durante el último ejercicio (cuenta de pérdidas y ganancias)
- El resultado global de la empresa
- El movimiento de tesorería realizado durante el ejercicio, indicando su moviento y procedencia (estado de flujos de efectivo)
Además de las mismas, en determinados supuestos también se puede exigir que los administradores presenten su informe de gestión, la propuesta de distribución de resultados, y en su caso, el informe de auditoría.
Actualmente existen tres modelos de formulación y presentación de las cuentas anuales: modelo normal, modelo abreviado y el modelo para pymes.
La formulación de las cuentas se efectuará en el plazo de tres meses desde la fecha de cierre del ejercicio social, y consistirá en la redacción, confección y aprobación de las mismas por el órgano de administración que debe firmarlas.
La aprobación de las cuentas anuales dentro del plazo de seis meses desde la fecha de finalización del ejercicio social corresponderá a la junta general de socios con carácter indelegable. Los socios de la empresa deben disponer de la suficiente documentación a partir de la fecha de la convocatoria en la que deban de aprobarse las cuentas, pudiendo incluso examinarlas en el domicilio social en ejercicio de su derecho de información.
Las cuentas anuales, y en su caso el informe de gestión y el informe de auditoría, se depositarán telemáticamente en el Registro Mercantil competente por razón del domicilio, en el plazo de un mes desde su aprobación, donde se conservarán durante un plazo de seis años desde la fecha de su publicación, y donde cualquier interesado podrá solicitar una copia completa de las mismas.